Erfolgsfaktoren für Expert Debriefing
Erfolgsfaktoren für Expert Debriefings
Da es die Methode Expert Debriefing schon seit den 1990er Jahren gibt, wurden bereits viele Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen gesammelt. Aus diesen Erfahrungen können folgende Erfolgsfaktoren für das Gelingen eines Expert Debriefings benannt werden:
- Die Teilnahme am Expert Debriefing ist freiwillig: Die ausdrückliche Bereitschaft des Experten sein Wissen zu teilen ist existenziell. Die Motivation des Experten, dies zu tun, ist von den Rahmenbedingungen für die Durchführung des Expert Debriefings abhängig. Gehen Experten in den Ruhestand oder liegt eine Kündigung des Experten vor und er ist dem Unternehmen wohlgesonnen (z.B. wenn der Experte aus privaten Gründen umzieht), ist eine hohe Motivation vorhanden. Wird unternehmensseitig z.B. im Rahmen von Umstrukturierungsmaßnahmen eine Kündigung ausgesprochen, kann das Expert Debriefing in die Aufhebungs- oder Sozialverhandlungen mit eingebunden werden. Bei zerrütteten Arbeitsverhältnissen und deren Beendigung ist hingegen kaum noch eine Motivation vorhanden.
- Vorgesetzte stehen hinter dem Prozess, lassen aber Freiräume zu: Der Vorgesetzte verantworte die Ressourcen (Zeit des Experten/ ggf. der Nachfolger, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung und ist maßgeblich an der Festlegung der Zielinhalte beteiligt. Dass sich der Vorgesetzte dem Gelingen des Expert Debriefings verpflichtet fühlt (Commitment) ist notwendig, damit die Transfermaßnahmen im Prozessverlauf reibungslos umgesetzt werden können. Sind Auftraggeber und Vorgesetzte nicht identisch, so sind beide in den Prozess zu involvieren. Unstimmigkeiten sind von den beiden Parteien direkt zu klären. Die Erhebung der persönlichen Wissenslandkarte sollte ohne den Vorgesetzten erfolgen, da der Experte dann i.d.R. offener agiert (gerade im Bereich der Lessons Learned).
- Transparenz schaffen und Erwartungshaltungen der Beteiligten abholen: Transparenz (Warum das Expert Debriefing erfolgt, Was sind die Inhalte und was passiert mit den Ergebnissen) im Vorfeld erzeugen. Der abstrakte Prozess kann durch Fallbeispiele konkretisiert werden. Ein Vorgespräch mit Auftraggeber und/oder Vorgesetzen, sowie Experten und falls vorhanden dem Nachfolger nimmt Erwartungen auf, klärt auf und nimmt dadurch Ängste.
- Den Prozess professionell und auf Augenhöhe moderieren: Respektvoller und vertrauensvoller Umgang zwischen Moderator, Experten und Nachfolger ermöglichen das Erheben eines breiten Wissensspektrums und das erschließen „impliziten“ Wissens. Explizites Wissen sollte explizit übergeben werden (vorhandene Dokumentationen). Implizites Wissen sollte externalisiert werden (z.B. durch Erfahrungsgeschichten und Podcasts). Der Moderator sollte dabei eine fachliche Augenhöhe zum Experten haben, d.h. dass Begrifflichkeiten bekannt sind. Dazu muss sich der Moderator ggf. im Vorfeld in die Thematik einlesen.
- Den Experten durch Wertschätzung motivieren: Eine Wertschätzung des Experten ist ein hoher Motivationsfaktor für die Bereitschaft, Wissen zu teilen.
- Den Prozess durch den Moderator strukturieren und kontrollieren: Das Aufsetzen des Prozesses mit Vorgespräch, persönlicher Wissenslandkarte und Ableitung eines Maßnahmenplans durch den Moderator gibt die notwendige Struktur. Die Umsetzung des Maßnahmenplans durch das Transfertandem sollte über regelmäßigen Reviews „kontrolliert“ werden. Der Moderator hat hierbei keine inhaltliche Verantwortung, ist aber für die Prozessabwicklung verantwortlich. Werden Maßnahmen nicht termingerecht umgesetzt, muss er eingreifen und ggf. an den Vorgesetzten eskalieren.